Wirtualne biuro to nowoczesna usługa, polegająca na pełnym outsourcingu obsługi biurowej, bez konieczności obecności przedstawicieli firmy w danym miejscu. W tym artykule opowiemy, jak to działa w praktyce, oraz omówimy najważniejsze wady i zalety wirtualnych biur.
Wirtualne biuro to nowoczesna usługa, która przywędrowała do Polski ze Stanów Zjednoczonych. Wynajmując wirtualne biuro, dostaniesz adres, pod którym zarejestrujesz firmę. Będziesz mógł również korzystać z obsługi recepcyjnej i dodatkowych udogodnień. Ich zakres zależy od konkretnego biura oraz wybranego pakietu i najczęściej obejmuje:
- przyjmowanie korespondencji i przesyłek kurierskich;
- skanowanie korespondencji przychodzącej i jej wysyłka do klienta;
- usługi wirtualnych asystentek;
- pomoc w załatwianiu drobnych spraw, które nie wymagają osobistej obecności przedsiębiorcy;
- dodatkowe usługi - obsługę księgową i prawną, wsparcie informatyczne.
Większość wirtualnych biur dysponuje także salami konferencyjnymi lub coworkingowymi. Ich wynajem to świetne rozwiązanie dla osób, które od czasu do czasu spotykają się z klientami i/lub nie chcą, lub nie mogą pracować w domu.
Kto najbardziej skorzysta na wynajęciu wirtualnego biura?
Wynajęcie wirtualnego biura to świetne rozwiązanie dla:
- wolnych strzelców - grafików, copywriterów, rekruterów, agentów nieruchomości, prawników, doradców. Osoba wykonująca wolny zawód może pracować wszędzie. Wynajmując wirtualne biuro, zyskuje adres, pod którym zarejestruje firmę. Może także korzystać z wszelkich udogodnień bez konieczności płacenia za wynajęcie całego biura na wyłączność;
- osób, które dużo podróżują i/lub często pracują w siedzibie klienta. Wynajem wirtualnego biura pozwala nie tylko ograniczyć koszty prowadzenia firmy, ale także uniknąć problemów z odbiorem korespondencji, zwłaszcza urzędowej. Jeśli dużo podróżujesz, wszystkie listy i przesyłki trafią na adres wirtualnego biura. A Ty zachowasz pewność, że żadne awizo nie będzie zalegać w skrzynce pocztowej;
- firm z rozproszonymi zespołami. Jeśli cały team pracuje zdalnie, a biura potrzebuje jedynie do przeprowadzanych od czasu do czasu narad, wynajęcie tradycyjnej siedziby generuje tylko zbędne koszty;
- osób, które nie chcą rejestrować firmy we własnym domu. Większość mikroprzedsiębiorców (zwłaszcza tych wykonujących działalność, która nie wymaga wynajęcia biura) rejestruje firmy we własnych mieszkaniach. Choć takie rozwiązanie jest tańsze, niesie za sobą szereg niedogodności. Jeśli wynajmiesz wirtualne biuro, Twój adres nie będzie dostępny w internecie i na firmowych dokumentach. A Twoja prywatność będzie w pełni chroniona;
- osób, które chcą otworzyć oddział firmy w innym mieście. Jeśli chcesz pozyskać klientów z innego rejonu kraju, nie musisz otwierać "fizycznej" siedziby firmy w odległym mieście. Z powodzeniem wystarczy, jeśli wynajmiesz tam wirtualne biuro. Mając miejscowy adres, szybciej i skuteczniej pozyskasz lokalnych klientów. Nawet jeśli na co dzień przebywasz zupełnie gdzie indziej.
Czy wirtualne biura są zgodne z prawem?
Czy wirtualne biura są zgodne z prawem? - takie pytanie zadają sobie czasem przedsiębiorcy. Zgodnie z interpretacjami sądów i izb skarbowych, działalność wirtualnych biur jest całkowicie zgodna z prawem.
Przedsiębiorca, który chce zarejestrować firmę w wirtualnym biurze, nie powinien mieć więc żadnych problemów ze strony Zakładu Ubezpieczeń Społecznych. Nie powinien również napotkać na żadne przeszkody w Urzędzie Skarbowym, podczas rejestracji firmy do podatku VAT.
Jakie są najważniejsze zalety wirtualnych biur?
Wynajęcie wirtualnego biura niesie za sobą szereg korzyści. Oto najważniejsze:
- oszczędności. Wynajmując wirtualne biuro, możesz zaoszczędzić nawet kilkadziesiąt tysięcy złotych. W zależności od zakresu dodatkowych usług koszt takiej usługi wynosi średnio od 50 do 150 zł miesięcznie. W porównaniu z kosztami wynajmu tradycyjnego biura to naprawdę niewiele;
- prestiż. Większość firm wynajmujących wirtualne biura oferuje adresy rejestrowe w atrakcyjnych lokalizacjach. Często są to nowoczesne biurowce położone w centrach miast. Mając siedzibę w takim otoczeniu, Twoja firma już na starcie punktuje. W końcu nie każde przedsiębiorstwo może pozwolić sobie na wynajem biura w tak prestiżowym otoczeniu;
- możliwość korzystania z udogodnień, typowych dla tradycyjnego biura. Obsługa recepcyjna, dedykowana linia telefoniczna, odbiór korespondencji, skanowanie i odsyłanie kurierem oryginałów dokumentów - wirtualne biuro zapewni Ci dostęp do wszystkich potrzebnych udogodnień. Bez konieczności płacenia fortuny za tradycyjne biuro;
- brak problemów z terminowym odbiorem korespondencji. Jeśli dużo podróżujesz, z pewnością na własnej skórze poczułeś konsekwencje nieodebranej na czas korespondencji. "Pół biedy", jeśli ta pochodziła od prywatnych nadawców. Gorzej, jeśli nadawcą był Urząd Skarbowy, ZUS, sąd czy inna instytucja. Jeśli wynajmiesz wirtualne biuro, wszystkie listy i przesyłki kurierskie, trafią pod jego adres. Pracownik recepcji je odbierze, a Ty niezwłocznie dostaniesz powiadomienie lub skany;
- możliwość wyboru określonego urzędu skarbowego. Nie od dziś wiadomo, że urzędnicy skarbowi bywają bardziej lub mniej przychylni przedsiębiorcom. Wynajmując wirtualne biuro w określonej części miasta, możesz zdecydować o tym, któremu urzędowi będzie podlegać Twoja firma;
- dodatkowe usługi. Wiele wirtualnych biur oferuje swoim klientom dodatkowe usługi - obsługę księgową, prawną, IT czy pomoc w procesie rejestracji działalności. Jeśli z nich skorzystasz, zyskasz kompleksowe, profesjonalne wsparcie w prowadzeniu firmy. Dzięki temu będziesz mógł zająć się tym, na czym znasz się najlepiej.
Czy wirtualne biuro ma jakieś wady?
Choć ciężko nazwać je wadami, wynajęciu wirtualnego biura mogą towarzyszyć pewne wyzwania. Oto najbardziej powszechne:
- ograniczone godziny pracy biura. Większość wirtualnych biur pracuje w standardowych godzinach. Spontaniczne wieczorem wizyty w celu odebrania korespondencji, zeskanowania dokumentów czy opłaceniu faktury mogą być więc niemożliwe;
- kwestie legalności. Aby uniknąć nieprzyjemnych niespodzianek, dokładnie prześwietl wynajmującego. Sprawdź, jak długo prowadzi działalność i czy ma tytuł prawny do wynajmowanej przestrzeni. Tylko w takim przypadku może legalnie prowadzić usługi wynajmu wirtualnych biur;
- podejrzliwi urzędnicy. Choć działalność wirtualnych biur jest w pełni legalna i zgodna z prawem, dla niektórych urzędników (zwłaszcza tych starszej daty, pamiętających wielkie zakłady pracy), wciąż bywa wątpliwa. Pamiętaj jednak, że jeśli prowadzisz biznes zgodnie z prawem, nie powinieneś mieć żadnych powodów do obaw.
Wirtualne biura - przykłady wykorzystania
Oto kilka przykładów skutecznego wykorzystania wirtualnych biur.
Marcin od kilku lat prowadzi agencję marketingową w Katowicach. Jego firma ma wielu lojalnych klientów i cieszy się świetnymi opiniami. Chcąc rozwinąć biznes, mężczyzna postanowił zawojować stołeczny rynek. W osiągnięciu takiego celu zdecydowanie pomogło wynajęcie wirtualnego biura w Warszawie. Dzięki temu Marcin nie musiał zatrudniać warszawskich specjalistów i wynajmować tradycyjnego biura w stolicy. Wszyscy jego pracownicy wykonują swoją pracę z Katowic, a firma zdobywa kolejnych klientów z Mazowsza. Wszystko dzięki warszawskiemu, prestiżowego adresowi umieszczonemu na stronie internetowej, facebookowym fanpage'u i wizytówce Google.
Krzysztof prowadzi firmę handlową w niewielkim miasteczku pod Poznaniem. Ze względu na fakt, że jego biznes jest jednym z największych w okolicy, urzędnicy skarbowi nieustannie go kontrolują. Choć mężczyzna regularnie płaci podatki, a każdy aspekt działalności jest legalny i zgodny z prawem, wzmożone kontrole są dużym źródłem stresu. Nie tylko dla niego, ale także dla pracowników. Kiedy mężczyzna wynajął wirtualne biuro w Warszawie i przeniósł siedzibę firmy do stolicy, stał się "jednym z wielu". Nasilone kontrole odeszły w zapomnienie. Podobnie jak towarzyszący im stres.
Zanim wynajmiesz wirtualne biuro
Aby w pełni wykorzystać potencjał wirtualnego biura i uniknąć długofalowych konsekwencji błędnych decyzji, przed podpisaniem umowy:
- porównaj oferty dostępnych na rynku biur. Sprawdź lokalizację, udogodnienia i ceny. Pamiętaj jednak, że wybór najtańszego nie zawsze będzie strzałem w dziesiątkę. Zdecydowanie ważniejszym kryterium wyboru powinien być bowiem dostosowany do potrzeb i specyfiki działalności zakres dodatkowych usług;
- nie sugeruj się wyłącznie zdjęciami. Jeśli zakres dodatkowych usług spełnia Twoje oczekiwania, a zdjęcia wirtualnego biura powodują szybsze bicie serca... wstrzymaj się z decyzją. Zanim podejmiesz ostateczną, obejrzyj przestrzeń na własne oczy. Nie mniej ważna od pięknych wnętrz jest atmosfera, infrastruktura budynku czy najbliższa okolica.
Zapraszamy do zapoznania się z ofertą naszego wirtualnego biura, a także do kontaktu.
Zobacz również:
Czy wirtualne biuro jest legalne?
Najczęściej zadawane pytania do wirtualnego biura